Polityka prywatności

Polska wersja jest tłumaczeniem. W razie rozbieżności rozstrzyga wersja angielska na stronie sophixum.com/privacy.

Ta strona wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy za pośrednictwem tej witryny i naszych usług, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej, kto przetwarza je w naszym imieniu i gdzie oraz jak długo je przechowujemy. Trzy tabele na końcu zbierają w jednym miejscu okresy przechowywania, dostawców spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz to, co witryna zapisuje w Państwa przeglądarce; poszczególne sekcje do nich odsyłają.

Co zbieramy

Gdy proszą Państwo o briefing, formularz pyta o imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, firmę, rodzaj organizacji (bank, ubezpieczyciel, operator telekomunikacyjny, dostawca AI albo inna) oraz krótki opis tego, co powinno już działać produkcyjnie, a jeszcze nie działa. Z tego, co Państwo wpisują, nie zbieramy niczego więcej. Jeśli trafili Państwo do formularza ze strony Partners, zgłoszenie to odnotowuje. Jeśli przyszli Państwo z linku ze znacznikami kampanii (parametrami UTM), zapisujemy te znaczniki razem ze zgłoszeniem; mówią one, do jakiej kampanii lub strony należał link, i nic o Państwu. Ta witryna nie ustawia reklamowych plików cookie, nie śledzi zachowań użytkowników i nie prowadzi statystyk odwiedzin. Zapisuje natomiast kilka rzeczy w Państwa przeglądarce, na potrzeby usługi, o którą Państwo poprosili, albo ustawienia, które Państwo wybrali; wszystkie wymienia sekcja „Pliki cookie i pamięć przeglądarki”. W każdym formularzu tej witryny pola oznaczone jako wymagane są potrzebne, abyśmy mogli odpowiedzieć; bez nich nie możemy tego zrobić.

W jakim celu je zbieramy

Wyłącznie po to, aby odpowiedzieć na Państwa zgłoszenie, potwierdzić e-mailem, że do nas dotarło, i przeprowadzić briefing, o który Państwo prosili. Potwierdzenie piszemy po polsku, jeśli napisali Państwo do nas po polsku, a w pozostałych przypadkach po angielsku. Podstawą są działania, o których podjęcie prosią Państwo przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w przypadku e-maila z potwierdzeniem i ochrony formularza przed zautomatyzowanymi zgłoszeniami nasz prawnie uzasadniony interes w bezpiecznym prowadzeniu witryny (art. 6 ust. 1 lit. f). Z powodu wysłania zgłoszenia nie dopisujemy Państwa do listy mailingowej (nasz newsletter ma własny formularz zapisu, opisany w sekcji „The week in five”) i nie sprzedajemy ani nie udostępniamy Państwa danych; w naszym imieniu przetwarzają je dostawcy wymienieni na tej stronie, a sekcja „Dostawcy spoza EOG” wskazuje, którzy z nich mają siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym i na podstawie jakiego zabezpieczenia.

Jak dane są przesyłane i przechowywane

Formularz przesyła Państwa wiadomość na prowadzony przez nas serwer automatyzacji (n8n, na serwerze wynajmowanym od firmy Hetzner w Falkenstein w Niemczech), który zapisuje ją w naszej własnej bazie danych na tym serwerze i wysyła założycielowi przez Telegram krótkie powiadomienie, że wpłynęło zgłoszenie. Powiadomienie zawiera numer zgłoszenia, jego stan i kategorię, nigdy imienia i nazwiska, adresu, firmy ani treści wiadomości; samo zgłoszenie czytamy w naszych własnych systemach, nie w Telegramie (zob. „Nasze narzędzie wewnętrzne” niżej). E-mail z potwierdzeniem wysyłamy z adresu [email protected] przez Google Workspace (Gmail). Kopie zapasowe naszych baz danych wykonujemy każdej nocy; akapit „Kopie zapasowe” niżej opisuje, jak, gdzie i jak długo. Aby chronić formularz przed zautomatyzowanymi zgłoszeniami, uruchamiamy weryfikację Cloudflare Turnstile, na potrzeby której Cloudflare przetwarza Państwa adres IP i sygnały przeglądarki, a adres e-mail i adres IP każdej próby przechowujemy przez 24 godziny, aby ograniczać powtarzane zgłoszenia, po czym je usuwamy; oba działania opierają się na naszym prawnie uzasadnionym interesie w ochronie formularzy przed zautomatyzowanymi zgłoszeniami (art. 6 ust. 1 lit. f). Dziennik wykonań serwera automatyzacji przechowuje dane każdego wykonania, w tym to, co Państwo wpisali, przez 14 dni.

Państwa wiadomość przechowujemy tak długo, jak trwa rozmowa, i usuwamy najpóźniej 12 miesięcy po jej wysłaniu. To, co ustalimy w projekcie, zapisujemy w samym projekcie, a nie w prośbie o briefing.

Państwa prawa

W każdej chwili mogą Państwo zażądać dostępu do danych, które o Państwu przechowujemy, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, otrzymać dane, które nam Państwo przekazali, w formacie umożliwiającym ich przeniesienie, oraz wnieść sprzeciw wobec każdego przetwarzania, które opieramy na prawnie uzasadnionym interesie, pisząc na adres [email protected] (pełne dane zawiera sekcja „Administrator”). Jeśli przetwarzanie opiera się na Państwa zgodzie, mogą ją Państwo w każdej chwili wycofać; nie wpływa to na zgodność z prawem tego, co zrobiliśmy wcześniej. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. Jeśli uważają Państwo, że Państwa dane przetworzono niewłaściwie, mają Państwo prawo wnieść skargę do organu ochrony danych: właściwym dla nas organem jest grecki organ ochrony danych (Hellenic Data Protection Authority, dpa.gr), a skargę można też wnieść do organu państwa, w którym Państwo mieszkają.

Zgłoszenia do Audytu automatyzacji

Co zbieramy. Na stronie Audytu automatyzacji krok 1 przyjmuje liczby, które Państwo wpisują o jednym procesie (sprawy miesięcznie, minuty na sprawę, koszt godziny pracy, minuty, które człowiek nadal poświęca, albo liczbę osób przy procesie i ich roczny koszt), część pracy, którą według Państwa może przejąć AI, kategorię procesu i jego krótki opis. Nic z kroku 1 nie opuszcza Państwa przeglądarki, dopóki nie wyślą Państwo kroku 2. Krok 2 pyta o imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, firmę, jej numer rejestrowy, jej stronę internetową (opcjonalnie), kraj, wielkość firmy, Państwa rolę, o to, czy decydują Państwo o wydatkach na ten cel, kiedy chcą Państwo rozwiązać problem, jaki budżet Państwo przewidują, jakich narzędzi używają Państwo dziś, co Państwo już wypróbowali, czy chcą Państwo drugiej opinii o ofercie innego dostawcy i czy zgadzają się Państwo na otrzymywanie od czasu do czasu wiadomości e-mail. Państwa wynik z kroku 1 trafia do nas razem ze zgłoszeniem jako wpisane przez Państwa liczby; wartości przeliczamy po naszej stronie. Jeśli przyszli Państwo z linku ze znacznikami kampanii, zapisujemy je razem ze zgłoszeniem (zob. „Co zbieramy”). Jeśli rozmawiamy, przechowujemy nasze notatki z rozmowy. Jeśli zdecydują się Państwo na audyt, przechowujemy też dane do płatności i faktury, Państwa odpowiedzi na kwestionariusz audytu oraz przekazane przez nas raport i ofertę.

W jakim celu. Aby odpowiedzieć na Państwa zgłoszenie, uczciwie powiedzieć, czy audyt by się Państwu zwrócił, i przygotować się do rozmowy. W ramach przygotowania przeglądamy też publiczne informacje o Państwa firmie: jej własną stronę internetową, publiczne rejestry przedsiębiorców, wyniki wyszukiwania, ogłoszenia o pracę, portale z opiniami klientów i wiadomości prasowe. Nie korzystamy z LinkedIn i nie badamy ani nie profilujemy osoby, która do nas napisała; model AI, który streszcza publiczne informacje, otrzymuje tylko Państwa imię i rolę. Numer rejestrowy służy do zidentyfikowania firmy w publicznych rejestrach. Każde zgłoszenie otrzymuje ocenę według stałego zestawu reguł; ocena decyduje o tym, czy przed odpowiedzią sprawdzamy firmę, i o kolejności odpowiedzi. Każde zgłoszenie czyta człowiek i każdą odpowiedź pisze człowiek, więc żadna decyzja dotycząca Państwa nie opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.

Podstawy prawne. Działania podejmowane na Państwa żądanie przed zawarciem umowy, w zakresie odpowiedzi i rozmowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), oraz nasz prawnie uzasadniony interes w przygotowaniu się do rozmowy na podstawie publicznych informacji o Państwa firmie i w ustalaniu kolejności zgłoszeń (art. 6 ust. 1 lit. f). Jeśli piszą Państwo do nas w imieniu firmy, umowa jest zawierana z firmą, a podstawą przetwarzania Państwa własnych danych (imienia i nazwiska, służbowego adresu e-mail, roli) jest nasz prawnie uzasadniony interes w kontaktach z firmą przez wskazaną przez nią osobę (art. 6 ust. 1 lit. f). Faktury i zapisy płatności opierają się na ciążącym na nas obowiązku prawnym wynikającym z greckiego prawa podatkowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 13 ust. 2 Kodeksu postępowania podatkowego, ustawa 5104/2024, i art. 7 greckich Standardów Rachunkowości). Wiadomości e-mail od czasu do czasu wysyłamy tylko za Państwa odrębną zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a), którą mogą Państwo w każdej chwili wycofać.

Kto przetwarza dane w naszym imieniu. Państwa zgłoszenie odbiera i obsługuje prowadzony przez nas serwer automatyzacji (n8n, na serwerze wynajmowanym od firmy Hetzner w Falkenstein w Niemczech). Ten sam serwer przechowuje naszą bazę danych i zamienia raport w plik PDF; nic nie opuszcza go w tym celu. W ramach tego procesu:

• Anthropic, w Stanach Zjednoczonych: model AI streszcza publiczne informacje o Państwa firmie, przygotowuje projekt naszej odpowiedzi, a w przypadku audytu projekt raportu i oferty, po rozmowie zaś streszcza nasze notatki z rozmowy i przygotowuje projekt kolejnej wiadomości. Człowiek sprawdza każdy projekt, zanim cokolwiek zostanie wysłane. Anthropic przetwarza te dane w naszym imieniu na podstawie standardowych klauzul umownych (zob. „Dostawcy spoza EOG”) i nie wykorzystuje ich do trenowania modeli.
• Telegram FZ-LLC: powiadomienia dla założyciela. Dopóki nasze narzędzie wewnętrzne nie zacznie działać, karty, na których decyduje on o kolejnym kroku (czy i jak odpowiadamy, dalszy kontakt po rozmowie, raport, oferta), docierają do niego przez Telegram i zawierają to, czego wymaga ta decyzja: Państwa zgłoszenie, wyniki naszego sprawdzenia Państwa firmy, projekt odpowiedzi, projekt raportu albo ofertę. Każde inne powiadomienie zawiera tylko numer zgłoszenia, jego stan i kategorię. Telegram jest odrębnym administratorem tego, co przechodzi przez jego usługę (zob. „Nasze narzędzie wewnętrzne” i „Dostawcy spoza EOG”).
• Google Ireland Limited (Google Workspace), z przetwarzaniem przez Google LLC w Stanach Zjednoczonych: e-maile, które wysyłamy do Państwa z tej domeny, nasz kalendarz, w którym są rezerwowane przez Państwa rozmowy, oraz link do rozmowy wideo dla każdej rozmowy (Google Meet). Google przechowuje wysłane e-maile i wydarzenia w kalendarzu przez okresy podane w tabeli „Jak długo przechowujemy dane”.
• Stripe: płatność za audyt. W zakresie własnych działań zapobiegających oszustwom i praniu pieniędzy Stripe działa jako odrębny administrator.
• Elorus (Grecja): nasze faktury. Każda faktura jest zgłaszana greckiemu organowi podatkowemu (AADE) przez system myDATA, czego prawo wymaga od każdego greckiego przedsiębiorstwa.
• Supabase (Supabase Pte. Ltd., Singapur; same dane są hostowane w Amazon Web Services w Irlandii): Państwa konto klienta, jeśli je Państwo otworzą, i dokumenty, które w nim przekazujemy (zob. „Konto klienta” niżej).
• Cloudflare, Inc. (Stany Zjednoczone): hosting i domena tej witryny, dlatego przetwarza dane połączenia przy każdej wizycie (adres IP, nagłówki przeglądarki, czas); weryfikacja Turnstile w formularzach; logowanie do naszego narzędzia wewnętrznego i jego połączenie z serwerem automatyzacji; oraz przechowywanie naszych zaszyfrowanych kopii zapasowych w Unii Europejskiej.
• Toggl (Unia Europejska): czas poświęcony na Państwa projekt zapisujemy pod kodem klienta, bez nazwisk i bez treści wiadomości.

Anthropic, Google, Stripe, Cloudflare, Supabase i Telegram mają siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo mogą tam przetwarzać dane; sekcja „Dostawcy spoza EOG” wskazuje zabezpieczenie dla każdego z nich.

Kopie zapasowe. Każdej nocy kopiujemy bazy danych serwera automatyzacji oraz konto klienta (jego bazę danych i magazyn dokumentów). Każdą kopię sprawdzamy, szyfrujemy kluczem, którego część prywatna nie znajduje się na serwerze, przechowujemy w postaci zaszyfrowanej na serwerze automatyzacji przez 14 dni (kopie niedzielne przez 8 tygodni) i składujemy w Cloudflare w Unii Europejskiej, gdzie jest nadpisywana według tego samego harmonogramu, więc to, co usuwamy na Państwa żądanie, znika również z kopii zapasowych w ciągu około dwóch miesięcy. Hetzner, od którego wynajmujemy serwer, przechowuje codzienny obraz całego serwera przez siedem dni, abyśmy mogli szybko przywrócić go po awarii; obraz obejmuje zaszyfrowane kopie. Kopii nie da się edytować, dlatego w naszej bazie danych prowadzimy rejestr żądań usunięcia: dla każdego usunięcia przeprowadzonego na czyjeś żądanie (jego zgłoszeń, konta klienta, subskrypcji newslettera albo innego konta u nas), dla każdej odmowy lub skargi w ramach pozyskiwania partnerów i dla każdego wypisania się z newslettera rejestr zawiera skrót kryptograficzny (hash SHA-256) adresu e-mail, nigdy sam adres, wraz z czasem, systemami, z których dane usunięto, i odniesieniem do żądania, przez 6 miesięcy, czyli dłużej, niż istnieje jakakolwiek kopia. Przywrócenie kopii cofnęłoby rejestr razem z resztą danych, dlatego każdej nocy jego wpisy z ostatnich 30 dni są również eksportowane, szyfrowane tym samym kluczem i przechowywane poza bazami danych, na serwerze i w Cloudflare; przechowujemy eksporty z ostatnich 90 dni. Po każdym przywróceniu, także po przywróceniu obrazu serwera z Hetzner, ponownie stosujemy rejestr, zanim system wróci do pracy, aby nic, co usunęliśmy na Państwa żądanie, nie wróciło z kopii. Rejestr opiera się na ciążącym na nas obowiązku prawnym wykonania usunięcia i na naszym prawnie uzasadnionym interesie w możliwości jego wykazania (art. 6 ust. 1 lit. c i f). Na serwerze działa też inny projekt założyciela; oba projekty są oddzielone własnymi użytkownikami systemowymi i kontenerami, a drugi projekt nie może odczytać danych ani kopii zapasowych tej witryny. Podstawą kopii zapasowych jest nasz prawnie uzasadniony interes w możliwości przywrócenia naszych systemów (art. 6 ust. 1 lit. f) i nasz obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa danych (art. 32).

Ochrona przed zautomatyzowanymi zgłoszeniami. Formularz korzysta z Cloudflare Turnstile, aby nie dopuszczać zautomatyzowanych zgłoszeń, a Cloudflare przetwarza na potrzeby tej weryfikacji Państwa adres IP i sygnały przeglądarki. Adres e-mail i adres IP każdej próby przechowujemy przez 24 godziny, aby ograniczać powtarzane zgłoszenia, po czym je usuwamy. Oba działania opierają się na naszym prawnie uzasadnionym interesie w ochronie formularzy przed zautomatyzowanymi zgłoszeniami (art. 6 ust. 1 lit. f).

Rezerwacja rozmowy. Nasze e-maile zawierają link do strony rezerwacji w tej witrynie. Link ma własny kod, działa przez 14 dni i otwiera tylko Państwa rezerwację; gdy wygaśnie, mogą Państwo poprosić na tej stronie o nowy, który wyślemy na adres e-mail podany w zgłoszeniu. Strona pokazuje wolne terminy z naszego kalendarza w strefie czasowej Państwa urządzenia, którą można zmienić; Państwa przeglądarka zapamiętuje wybraną strefę (zob. „Pliki cookie i pamięć przeglądarki”) i nic więcej. Gdy Państwo rezerwują, zapisujemy przy zgłoszeniu termin, rodzaj rozmowy i Państwa strefę czasową, a w naszym kalendarzu powstaje wydarzenie z Państwa imieniem i nazwiskiem oraz adresem e-mail jako gościa i linkiem do Google Meet. Wysyłamy Państwu e-mailem potwierdzenie z plikiem kalendarza oraz przypomnienia przed rozmową. Rozmowę można przesunąć lub odwołać na tej samej stronie do dwóch godzin przed jej rozpoczęciem. Aby ograniczyć nadużycia strony, adres IP i skrót linku każdej próby przechowujemy przez 24 godziny, po czym je usuwamy. Rezerwacje usuwamy razem ze zgłoszeniem. Wydarzenie w kalendarzu i e-maile dotyczące rozmowy pozostają na naszym koncie Google Workspace i są usuwane wraz z usunięciem zgłoszenia, najpóźniej 12 miesięcy po ostatniej rozmowie. Nie nagrywamy rozmów.

Podpisanie umowy. Ten akapit opisuje serwis podpisu w postaci zaprojektowanej. Jeśli uzgodnimy projekt, umowę i jej opis prac (statement of work) podpisuje się online, w prowadzonym przez nas samych serwisie podpisu (DocuSeal, na naszym własnym serwerze automatyzacji w Falkenstein w Niemczech); jego strony są udostępniane przez Cloudflare, tak jak ta witryna. Dla każdej osoby podpisującej serwis przechowuje imię i nazwisko, adres e-mail i stanowisko, podpis w postaci narysowanej, wpisanej lub przesłanej oraz zapis przebiegu podpisania: kiedy dokument został wysłany, otwarty i podpisany, wraz z adresem IP, przeglądarką i strefą czasową. Opis prac zawiera też adres Państwa firmy oraz osoby po Państwa stronie, które biorą udział w projekcie (imię i nazwisko, rola, służbowy adres e-mail). Podpis jest zwykłym podpisem elektronicznym, a nie kwalifikowanym; gdy prawo wymaga podpisu kwalifikowanego, na przykład przy przeniesieniu praw autorskich, prosimy o niego osobno. Serwis wysyła e-mailem link do podpisu i podpisany egzemplarz z tej domeny przez Google. Nasz serwer automatyzacji zapisuje tylko to, że umowa została podpisana, kiedy, oraz warunki opisu prac, bez danych osób podpisujących. Jeśli podpisują Państwo we własnym imieniu jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą albo freelancer, podstawą jest umowa z Państwem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Jeśli podpisują Państwo w imieniu firmy, podstawą przetwarzania Państwa danych jest nasz prawnie uzasadniony interes w tym, by wiedzieć, kto był upoważniony do podpisu, i móc wykazać zawarcie umowy (art. 6 ust. 1 lit. f). Podpisaną umowę, opis prac i zapis przebiegu podpisania przechowujemy przez 20 lat od zakończenia umowy, czyli przez okres, w którym zgodnie z prawem greckim można dochodzić wynikających z niej roszczeń (art. 249 i 250 greckiego Kodeksu cywilnego; ustawowe minimum dla tych zapisów to 5 lat), i obejmujemy je kopiami zapasowymi jak pozostałe dane; faktury przechowujemy przez okres podatkowy podany niżej. Kopia Państwa danych i żądanie usunięcia obejmują również serwis podpisu; tę część obsługujemy ręcznie.

Jak długo przechowujemy dane. Zgłoszenie, które nie prowadzi do rozmowy, usuwamy 12 miesięcy po jego wysłaniu, a takie, które prowadzi do rozmowy, ale nie do audytu, 12 miesięcy po rozmowie. Zgłoszenie, które prowadzi do audytu, pozostaje w Państwa koncie klienta i jest usuwane razem z nim (zob. „Konto klienta” niżej); zgłoszenie z opłaconym audytem, które nie znajduje się w koncie (bo uzgodniliśmy z Państwem inny sposób albo nie otworzyli Państwo konta), jest usuwane automatycznie 24 miesiące po jego ostatnim kroku. Faktury i zapis opłaconego audytu przechowujemy przez 10 lat od końca roku, w którym przypadał termin złożenia zeznania podatkowego za ten rok (ustawowe minimum to 5 lat, art. 13 ust. 2 Kodeksu postępowania podatkowego; dłużej przechowujemy je z ostrożności), albo dłużej, dopóki trwa kontrola podatkowa, postępowanie odwoławcze lub pozostaje niezapłacona kwota. Dziennik wykonań serwera automatyzacji przechowuje dane każdego wykonania przez 14 dni; dotyczy to formularzy, strony rezerwacji, briefingu i konta klienta. Wszystkie okresy wymienia tabela „Jak długo przechowujemy dane” na końcu tej strony.

Państwa prawa. Mogą Państwo zażądać dostępu do danych, które o Państwu przechowujemy, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie i otrzymać przekazane nam dane w formacie umożliwiającym ich przeniesienie, pisząc na adres [email protected]. Usunięcie zgłoszenia usuwa je z serwera automatyzacji, konta klienta i magazynu dokumentów; faktury i zapis opłaconego audytu pozostają przez okres podatkowy podany wyżej, a w zapisie sprzedaży zastępujemy Państwa dane identyfikatorem pseudonimowym i zachowujemy identyfikator płatności, który łączy go z fakturą. Mogą Państwo wnieść skargę do organu ochrony danych (zob. „Państwa prawa” wyżej).

Uzasadnienie biznesowe w PDF

Co zbieramy, w jakim celu i na jakiej podstawie. Na stronie Audytu automatyzacji mogą Państwo poprosić o wynik kalkulatora w postaci uzasadnienia biznesowego w pliku PDF. W tym celu przyjmujemy Państwa adres e-mail, nazwę firmy, jeśli ją Państwo dodadzą, liczby i krótki opis procesu z kroku 1, zaznaczenie pola zgody wraz z czasem i wersją treści zgody, czas kliknięcia linku w naszym e-mailu z potwierdzeniem oraz adres IP próby, przechowywany przez 24 godziny. Wykorzystujemy je w jednym celu: aby przygotować plik PDF i wysłać go jeden raz e-mailem na ten adres. Plik PDF wysyłamy dopiero po kliknięciu linku w e-mailu z potwierdzeniem, aby nikt nie mógł zamówić go na Państwa adres; jeśli link nie zostanie kliknięty w ciągu 14 dni, zgłoszenie jest usuwane i nic nie wysyłamy. Nigdy nie wysyłamy go nikomu innemu, a formularz nie ma pola na inny adres; przekazanie pliku PDF dalej zależy od Państwa. Podstawą jest Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą mogą Państwo w każdej chwili wycofać, pisząc do nas. Plik PDF nie zawiera Państwa adresu e-mail ani imienia i nazwiska; pokazuje nazwę firmy, jeśli ją Państwo dodali, oraz napisany przez Państwa opis procesu, Państwa własnymi słowami. Jeśli otrzymali Państwo ten plik, choć o niego nie prosili, prosimy zignorować e-mail i napisać do nas: usuniemy zgłoszenie.

Kto przetwarza dane. Serwer automatyzacji, jego baza danych i opisane wyżej narzędzie do tworzenia plików PDF; Google wysyła z tej domeny e-mail z potwierdzeniem i plik PDF; Cloudflare przeprowadza weryfikację Turnstile; Telegram informuje założyciela, że plik PDF został wysłany albo że coś się nie powiodło, podając liczbę plików PDF wysłanych w ciągu ostatnich 24 godzin i techniczny numer wykonania, bez Państwa danych. Do przygotowania pliku PDF nie używamy żadnego modelu AI.

Jak długo przechowujemy dane. Zgłoszenie wraz z zapisem Państwa zgody i kliknięcia linku jest usuwane automatycznie 30 dni po jego wysłaniu; zgłoszenie, którego link nigdy nie zostanie kliknięty, jest usuwane 14 dni po wysłaniu. Zapis próby (adres e-mail i adres IP, przechowywane wyłącznie po to, by ograniczyć, jak często jeden adres lub jedno połączenie może prosić o plik) usuwamy po 24 godzinach. Nasze zaszyfrowane kopie zapasowe (zob. „Kopie zapasowe” wyżej) zawierają kopię bazy danych przez maksymalnie około dwóch miesięcy, więc usunięte zgłoszenie znika z nich w tym czasie. Serwer automatyzacji przechowuje też techniczny zapis każdego wysyłanego e-maila, który może zawierać adres, link potwierdzający i plik PDF, i usuwa go w ciągu 14 dni. Kopie e-maili na naszym koncie Google Workspace (potwierdzenie i plik PDF) usuwamy po 30 dniach. Mechanizm, który usuwa wysłany e-mail po 30 dniach (reguła przechowywania w Vault albo udokumentowana comiesięczna procedura), nie jest jeszcze wdrożony.

Konto klienta

Tylko jeśli Państwo tego chcą. Konto klienta otwieramy tylko wtedy, gdy Państwo o nie poproszą. Dotyczy to również współpracownika, którego zaprasza właściciel konta firmy: konto logowania współpracownika powstaje dopiero wtedy, gdy przyjmie on zaproszenie na stronie tej witryny (zob. „Współpracownicy w koncie Państwa firmy” niżej). Nasza odpowiedź na Państwa zgłoszenie do Audytu automatyzacji (zaproszenie na rozmowę, pytanie o szczegóły albo odpowiedź bez rozmowy) zawiera osobisty link do strony tej witryny, która wyjaśnia, co zawiera konto, w jakim celu, jak długo i jakie mają Państwo prawa; konto powstaje dopiero po naciśnięciu przycisku na tej stronie („Create my account” albo „Add it to my account”, gdy Państwa adres ma już u nas konto). Samo otwarcie strony niczego nie tworzy. Bez konta nic się w Państwa zgłoszeniu nie zmienia: odpowiadamy na nie i wysyłamy każdy kolejny krok e-mailem, a w systemie kont nie przechowujemy żadnych Państwa danych. Płatny audyt jest realizowany w koncie (kwestionariusz, raport i faktury), więc jeśli kupią go Państwo, zanim będą mieli konto, nasze potwierdzenie płatności zawiera link do tej samej strony; jeśli wolą Państwo nie korzystać z konta, prosimy odpowiedzieć na ten e-mail, a uzgodnimy inny sposób. Każdy z tych e-maili zawiera własny link, ważny przez 30 dni od wysłania danego e-maila; przechowujemy tylko skrót każdego linku, a nie sam link, a nasz zapis wysłanych e-maili pokazuje link tylko częściowo. Na stronie mogą Państwo poprosić o nowy link, gdy Państwa link wygaśnie, a wyślemy go na adres e-mail podany w zgłoszeniu. Aby ograniczyć nadużycia strony, adres IP i skrót linku każdej próby przechowujemy przez 24 godziny, po czym je usuwamy. Gdy otwierają Państwo konto, zapisujemy, kiedy to nastąpiło, który z naszych e-maili zawierał użyty link i którą wersję informacji na stronie Państwo widzieli; ten zapis pozostaje przy Państwa zgłoszeniu. Link, którym otwarto już konto, nie pokazuje więcej Państwa adresu e-mail. Dla zgłoszenia, które odrzucamy, konto nie powstaje.

Co jest przechowywane. Konto jest kontem logowania bez hasła dla podanego przez Państwa adresu e-mail. Prowadzimy je, aby mogli Państwo śledzić wysłane do nas zgłoszenie i otrzymać zamówiony audyt, czyli działania, o które Państwo prosili (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); jeśli działają Państwo w imieniu firmy, podstawą przetwarzania Państwa własnych danych jest nasz prawnie uzasadniony interes w kontaktach z firmą przez wskazaną przez nią osobę (art. 6 ust. 1 lit. f). Po otwarciu konto pokazuje Państwa zgłoszenie w stanie z tego dnia, a każdy kolejny krok na bieżąco; to, co wysłaliśmy Państwu wcześniej e-mailem, pozostaje w Państwa poczcie. Link do logowania wysyłamy dopiero wtedy, gdy poproszą Państwo o niego na stronie konta. Konto zawiera Państwa imię i nazwisko oraz rolę, nazwę firmy, jej numer rejestrowy, kraj, stronę internetową i wielkość, jej unijny numer VAT, jeśli doda go właściciel, oraz to, co mówi o nim unijny rejestr VIES, jej adres rozliczeniowy, kraj rozliczeniowy i, w przypadku firmy spoza UE, jej numer podatkowy, jeśli doda je właściciel, Państwa zgłoszenie z wpisanymi liczbami i wyliczonymi z nich wartościami, Państwa zamówienia z ceną, VAT i statusem, dokumenty, które Państwu przekazujemy (raport, ofertę i faktury), Państwa odpowiedzi na kwestionariusz audytu oraz informację, kto w Państwa firmie je wysłał, projekty wdrożeniowe, na które się Państwo zdecydują (ich kamienie milowe, status, historię i wyniki zmierzone w Państwa systemie, które są wyłącznie liczbami), oś czasu tego, co działo się z Państwa zgłoszeniem, informację, czy prosili Państwo o wiadomości e-mail z aktualnościami, oraz czy chcą Państwo otrzymywać e-mail, gdy w koncie pojawi się coś nowego. Nic innego z naszej pracy dla Państwa nie trafia do konta: nasze notatki ze sprawdzenia firmy, projekty dokumentów i wewnętrzne oceny pozostają w naszych własnych systemach.

E-maile dotyczące konta. Gdy projekt, który śledzą Państwo w koncie, posuwa się naprzód (kamień milowy gotowy do Państwa odbioru, wstrzymanie i to, na co czekamy, uruchomienie), wysyłamy e-mail do właścicieli i członków konta Państwa firmy, przez tę samą usługę poczty co nasze pozostałe wiadomości. Kilka zmian w krótkim czasie przychodzi jako jeden e-mail. Każda osoba może wyłączyć te e-maile w „Settings”; kontakty rozliczeniowe ich nie otrzymują.

Państwa numer VAT. Właściciel może dodać unijny numer VAT firmy na stronie „Company”. Sprawdzamy go w VIES, prowadzonym przez Komisję Europejską rejestrze numerów VAT: nasz serwer automatyzacji wysyła do VIES numer, a może wysłać razem z nim nasz własny numer VAT, aby sprawdzenie otrzymało numer referencyjny, i zachowuje odpowiedź: czy numer jest ważny, nazwę i adres, pod którymi jest zarejestrowany, oraz kiedy go sprawdziliśmy. Nowy numer sprawdzamy raz, a ponownie tylko wtedy, gdy VIES nie odpowiedział. Numer wykorzystujemy na Państwa fakturach.

Państwa dane rozliczeniowe. Właściciel może dodać na stronie „Company” adres rozliczeniowy firmy, jej kraj rozliczeniowy oraz, w przypadku firmy spoza UE, jej numer podatkowy lub rejestrowy. Wykorzystujemy je do wystawiania Państwa faktur: pojawiają się na każdej fakturze, kraj rozliczeniowy wraz z numerem VAT decyduje o tym, jakie zasady VAT mają do niej zastosowanie, i trafiają razem z fakturą do naszego serwisu fakturowego (Elorus), który zgłasza ją greckiemu organowi podatkowemu (AADE) przez myDATA. Podstawą jest umowa z Państwa firmą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz ciążący na nas na mocy greckiego prawa podatkowego obowiązek prawny wystawiania faktur z danymi nabywcy (art. 6 ust. 1 lit. c). W koncie pozostają, dopóki właściciel ich nie zmieni albo konto nie zostanie usunięte; na każdej fakturze są przechowywane razem z danymi faktury przez 10 lat od końca roku, w którym przypadał termin złożenia zeznania podatkowego za ten rok, albo dłużej, dopóki trwa kontrola podatkowa, postępowanie odwoławcze lub pozostaje niezapłacona kwota (zob. „Jak długo przechowujemy dane”).

Special Code. Gdy wpiszą Państwo Special Code pod płatnością zamówienia, przez 24 godziny przechowujemy skrót kodu (skrót SHA-256, nie sam kod), Państwa konto i czas, aby zapobiegać nadużyciom kodów, a następnie je usuwamy. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w zapobieganiu tym nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Logowanie. Logują się Państwo za pomocą linku wysłanego na Państwa adres e-mail. Nie ma hasła. Każdy link działa jeden raz i wygasa po godzinie, a o nowy można prosić raz na minutę. Zmianę adresu e-mail w koncie potwierdza się zarówno ze starego, jak i z nowego adresu.

Współpracownicy w koncie Państwa firmy. Właściciel konta może zaprosić współpracowników na ich służbowe adresy e-mail, w roli członka („member”), który widzi zgłoszenia, zamówienia, raporty i oferty, albo w roli rozliczeniowej („billing”), która widzi faktury i potwierdzenia płatności. Właściciel widzi wszystko, edytuje dane firmy, może zmieniać role i usuwać osoby. Przy zaproszeniu przechowujemy adres e-mail współpracownika, rolę, informację, kto go zaprosił i kiedy, i wysyłamy współpracownikowi e-mailem osobisty link do strony tej witryny, która wyjaśnia, co zawiera konto, co o nim przechowujemy, w jakim celu, jak długo i jakie ma prawa; konto logowania współpracownika tworzymy i dodajemy go do konta dopiero wtedy, gdy naciśnie przycisk na tej stronie („Join the account”). Samo otwarcie strony niczego nie tworzy, a dla zaproszenia, które nigdy nie zostanie przyjęte, nic nie powstaje. Link działa przez 30 dni od wysłania e-maila; przechowujemy tylko jego skrót, a nasz zapis e-maila pokazuje link tylko częściowo. Na stronie współpracownik może poprosić o nowy link, gdy ostatni wygaśnie (raz dziennie, najwyżej trzy razy), a wysyłamy go wyłącznie na zaproszony adres. Aby ograniczyć nadużycia strony, adres IP i skrót linku każdej próby przechowujemy przez 24 godziny, po czym je usuwamy. Gdy współpracownik dołącza, zapisujemy, kiedy to nastąpiło i którą wersję informacji na stronie widział; ten zapis pozostaje przy jego dostępie do konta tak długo, jak ten dostęp ma. Właściciel może anulować zaproszenie, które nie zostało przyjęte; jego link przestaje wtedy działać natychmiast. Sam e-mail z zaproszeniem informuje współpracownika, kto go zaprosił, jakie dane o nim przechowujemy (jego służbowy adres e-mail, rolę, kto go zaprosił i kiedy), w jakim celu, jak długo i gdzie znajduje się ta polityka (art. 14 RODO). Umowa jest zawierana z Państwa firmą; podstawą przetwarzania danych osób korzystających z konta jest nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu dostępu osobom wskazanym przez Państwa firmę (art. 6 ust. 1 lit. f). Każdy w koncie widzi imiona i nazwiska oraz role pozostałych osób; ich adresy e-mail widzi tylko właściciel. Zaproszenie, które nigdy nie zostanie przyjęte albo zostanie anulowane, usuwamy wraz z adresem 30 dni po tym, jak jego ostatni link przestał działać (link anulowanego zaproszenia przestaje działać w chwili anulowania), i najpóźniej 180 dni od jego utworzenia; naszą kopię każdego e-maila wysłanego w ramach zaproszenia usuwamy 90 dni po wysłaniu tego e-maila. Zaproszenie, które zostało przyjęte albo którego nie udało się wysłać, usuwamy wraz z adresem i naszą kopią e-maila 90 dni od jego utworzenia. Jeśli otrzymali Państwo zaproszenie, którego się nie spodziewali, prosimy zignorować e-mail albo na niego odpowiedzieć, a usuniemy zaproszenie; jeśli już Państwo dołączyli, mogą Państwo opuścić konto w jego „Settings” albo odpowiedzieć na e-mail, a odbierzemy Państwu dostęp.

Kto przetwarza dane w naszym imieniu. Supabase Pte. Ltd. (Singapur) hostuje bazę danych konta, logowanie i magazyn dokumentów w Amazon Web Services w Unii Europejskiej (Irlandia); zob. „Dostawcy spoza EOG”. Google (Google Workspace) dostarcza linki do logowania z adresu [email protected], a zaproszenia i e-maile dotyczące konta z adresu [email protected]. Cloudflare udostępnia strony. Nasz serwer automatyzacji tworzy Państwa konto logowania, gdy naciśną Państwo przycisk na stronie, zapisuje w koncie Państwa zgłoszenie, zamówienia, dokumenty i oś czasu, a konto logowania zaproszonego współpracownika tworzy, gdy współpracownik naciśnie przycisk na swojej stronie zaproszenia; dziennik wykonań serwera przechowuje dane każdego wykonania przez 14 dni. Sama strona nie zapisuje w koncie niczego poza danymi, które Państwo tam edytują, Państwa odpowiedziami na kwestionariusz audytu oraz, w przypadku właściciela, zaproszeniami i rolami współpracowników.

Jak długo. Konto pozostaje tak długo, jak Państwo z niego korzystają, i jest usuwane 24 miesiące po ostatniej aktywności: zgłoszeniu lub zamówieniu, kroku w którymś z nich, dokumencie, zalogowaniu albo wprowadzonej przez Państwa zmianie. Trzy dni wcześniej wysyłamy Państwu e-mail, a odpowiedź na niego zachowuje konto. Faktury przechowujemy przez 10 lat od końca roku, w którym przypadał termin złożenia zeznania podatkowego (zob. „Jak długo przechowujemy dane”).

Kopia Państwa danych i zamknięcie konta. W „Settings” mogą Państwo poprosić o kopię tego, co konto zawiera o Państwu, oraz tego, co Państwa rola pozwala widzieć o Państwa firmie; wysyłamy ją w postaci linku do pobrania w ciągu 24 godzin (link działa przez siedem dni). Kopia zawiera to, co pokazuje konto, a z naszych własnych zapisów Państwa prośby o briefing, Państwa prośby o uzasadnienie biznesowe i zapisy każdej innej opisanej na tej stronie usługi, z której Państwo korzystali; serwis podpisu obsługujemy ręcznie (zob. „Podpisanie umowy”). Mogą Państwo również zamknąć konto, co w ciągu 30 dni usuwa konto, Państwa zgłoszenia, Państwa dokumenty i wyniki sprawdzeń, które dla Państwa przeprowadziliśmy. Zamknięcie konta zastępuje Państwa dane w zapisie sprzedaży identyfikatorem pseudonimowym; sama faktura, z danymi nabywcy wymaganymi przez prawo, pozostaje w naszym systemie fakturowym przez okres podatkowy, a plik PDF każdej faktury i każdego potwierdzenia płatności pozostaje w magazynie dokumentów konta, do którego nikt już się nie loguje, do końca tego samego okresu (dłużej, dopóki trwa kontrola podatkowa, postępowanie odwoławcze lub pozostaje niezapłacona kwota). Jeśli z tego samego konta firmy korzystają współpracownicy, zamknięcie Państwa konta usuwa tylko Państwa logowanie i profil, a konto firmy pozostaje dla nich, dopóki ostatni z nich nie zamknie swojego; jeśli byli Państwo jego jedynym właścicielem, właścicielem zostaje współpracownik, który dołączył jako pierwszy (członek przed kontaktem rozliczeniowym). O jedno i drugie mogą Państwo poprosić także, pisząc na adres [email protected].

Signal note

Co zbieramy. Na stronie Signal note: Państwa służbowy adres e-mail i domenę Państwa firmy, kiedy wyrazili Państwo zgodę i którą wersję jej treści Państwo widzieli, kiedy kliknęli Państwo link w naszym e-mailu z potwierdzeniem, oraz adres IP próby, przechowywany przez 24 godziny. Następnie przechowujemy przygotowaną notatkę, publiczne strony, na których się opiera, koszt wykonania, informację, kto w Sophixum podjął decyzję i kiedy, a jeśli notatki nie wysyłamy, krótkie uzasadnienie zapisane bez nazwisk. Sama domena firmy może wskazywać osobę (na przykład nazwisko osoby prowadzącej jednoosobową działalność); model otrzymuje ją wyłącznie po to, by przeczytać publiczne strony pod tą domeną.

W jakim celu je zbieramy. Aby przygotować jednostronicową notatkę, o którą Państwo prosili, i wysłać ją Państwu. Dotyczy ona publicznej strony internetowej Państwa firmy, a nie Państwa. Model AI otrzymuje domenę, a nie Państwa adres e-mail. Osoba w Sophixum czyta każdą notatkę przed wysłaniem i może zdecydować, że jej nie wyśle, bez podawania przyczyny. Wysyłamy jedną notatkę na domenę co 90 dni i wyłącznie na adres, który Państwo potwierdzili, klikając link w e-mailu z potwierdzeniem, aby nikt nie mógł zamówić notatki na Państwa adres; przed tym kliknięciem nic nie przygotowujemy, a zgłoszenie, którego nie potwierdzą Państwo w ciągu 14 dni, jest usuwane. Każda notatka zawiera link, którym można odmówić kolejnych notatek; wystarczy też odpowiedzieć na e-mail.

Podstawa prawna. Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażona przez zaznaczenie pola na stronie i potwierdzona linkiem w e-mailu z potwierdzeniem. Mogą ją Państwo w każdej chwili wycofać linkiem w notatce albo pisząc na adres [email protected]. Usuwamy wtedy zgłoszenie, notatkę, jej kartę w naszym narzędziu wewnętrznym i kopię e-maila w naszym dzienniku wysyłki, a zapis Państwa zgody i jej wycofania przechowujemy przez 6 miesięcy (zob. „Jak długo przechowujemy dane” niżej); przez te 6 miesięcy nie przyjmujemy nowego zgłoszenia z tego adresu, więc nic więcej na niego nie wysyłamy. Dziennik wykonań serwera i kopie na naszym koncie Google Workspace są usuwane po 14 i 30 dniach, jak opisano niżej.

Kto przetwarza dane w naszym imieniu. Zgłoszenie odbiera i przechowuje nasz serwer automatyzacji (n8n, na serwerze wynajmowanym od firmy Hetzner w Falkenstein w Niemczech). W ramach tego procesu:

• Anthropic, w Stanach Zjednoczonych: jego narzędzie wyszukiwania czyta publiczne strony Państwa domeny, a model AI przygotowuje projekt notatki. Otrzymuje domenę, a nie Państwa adres e-mail, i przetwarza ją na podstawie standardowych klauzul umownych (zob. „Dostawcy spoza EOG”).
• Nasze narzędzie wewnętrzne: karta, na której osoba w Sophixum czyta notatkę i podejmuje decyzję, z Państwa adresem, domeną i notatką; jest usuwana 30 dni po decyzji albo natychmiast, jeśli wycofają Państwo zgodę.
• Telegram: powiadomienie dla założyciela, że notatka czeka, z linkiem do jej karty w naszym narzędziu wewnętrznym, albo, jeśli wykonanie się nie powiedzie, techniczny numer wykonania, bez Państwa danych.
• Google: e-mail z potwierdzeniem i e-mail z notatką, wysyłane z tej domeny.
• Cloudflare: domena tej witryny i weryfikacja Turnstile w formularzu (zob. „Ochrona przed zautomatyzowanymi zgłoszeniami” wyżej).

Jak długo przechowujemy dane. Zgłoszenie i notatka są usuwane automatycznie najpóźniej 90 dni po wysłaniu zgłoszenia. Adres e-mail i adres IP każdej próby przechowujemy przez 24 godziny, aby ograniczać powtarzane zgłoszenia. Dziennik wykonań serwera przechowuje zgłoszenie i notatkę przez 14 dni, wraz z linkami z naszych e-maili. Kopię e-maila w naszym dzienniku wysyłki usuwamy po 30 dniach, podobnie jak kopie e-maili na naszym koncie Google Workspace (potwierdzenie i notatkę). Mechanizm, który usuwa te e-maile w Google Workspace po 30 dniach (reguła przechowywania w Vault albo udokumentowana comiesięczna procedura), nie jest jeszcze wdrożony. Zapis Państwa zgody (kiedy ją Państwo wyrazili, treść zgody, kliknięcie linku, ostatnia notatka i, jeśli do tego dojdzie, wycofanie zgody) przechowujemy oddzielnie od zgłoszenia i usuwamy 6 miesięcy po ostatnim zdarzeniu: potwierdzeniu, ostatniej notatce albo wycofaniu zgody. Żądanie usunięcia usuwa go natychmiast. Zaszyfrowane kopie zapasowe są nadpisywane w ciągu około dwóch miesięcy (zob. „Kopie zapasowe” wyżej).

Państwa prawa. Jak wyżej: prawo dostępu do danych, które o Państwu przechowujemy, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo wycofania zgody i prawo wniesienia skargi do organu ochrony danych. Usunięcie zgłoszenia usuwa z serwera automatyzacji samo zgłoszenie, jego notatkę i wpisy w dziennikach.

The week in five

Ta sekcja opisuje newsletter w postaci zaprojektowanej. Zacznie obowiązywać razem z formularzem zapisu, gdy uruchomimy nasz serwer newslettera.

Co zbieramy. Aby otrzymywać „The week in five”, nasz niedzielny e-mail, podają Państwo adres e-mail i, jeśli Państwo chcą, imię, oraz zaznaczają pole, że wyrażają Państwo zgodę. Pole zgody jest osobne; nie jest połączone z regulaminem ani z tą polityką i nie jest zaznaczone z góry. Przechowujemy te dane wraz z czasem zapisu i potwierdzenia, wersją treści zgody, listą, na której Państwo są, oraz informacją, czy nadal są Państwo zapisani. Nie zapisujemy Państwa adresu IP przy subskrypcji.

Potwierdzenie. Formularz wysyła jeden e-mail na podany adres. Są Państwo zapisani dopiero po kliknięciu zawartego w nim linku, a do tego czasu nie wysyłamy nic więcej. Po potwierdzeniu wysyłamy krótki e-mail powitalny, a potem „The week in five”. Każdy e-mail zawiera link do wypisania się i link do Państwa preferencji, gdzie można też wybrać listy i pobrać to, co o Państwu przechowujemy; aby to usunąć, prosimy napisać na adres [email protected].

Podstawa prawna. Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Mogą ją Państwo w każdej chwili wycofać, wypisując się; nie wpływa to na zgodność z prawem tego, co zrobiliśmy wcześniej.

Kto przetwarza dane w naszym imieniu. Formularz odbiera nasz serwer automatyzacji (zob. „Zgłoszenia do Audytu automatyzacji” wyżej): sprawdza go Cloudflare Turnstile, adres e-mail i adres IP każdej próby przechowujemy przez 24 godziny, aby ograniczać powtarzane zapisy, a dziennik wykonań serwera przechowuje zgłoszenie przez 14 dni. Samą listę przechowujemy w Listmonk, programie do newslettera, który prowadzimy na tym samym serwerze, we własnej bazie danych. E-maile są wysyłane przez Brevo SAS (Francja), naszego dostawcę wysyłki, który otrzymuje Państwa adres e-mail, imię, jeśli je Państwo podali, oraz treść każdego e-maila. Brevo rejestruje wyłącznie doręczenie: przed wysyłką wyłączyliśmy śledzenie otwarć i kliknięć, sprawdza to e-mail testowy, zanim formularz zapisu zostanie otwarty, a dopóki test nie wypadnie czysto, formularz pozostaje zamknięty; nasz własny program do newslettera również nie rejestruje otwarć ani kliknięć. Brevo jest z nami związane umową powierzenia przetwarzania danych zawartą w załączniku 3 do jego warunków korzystania z usługi; jego spółka powiązana w USA, Brevo, Inc., ma certyfikację w ramach Ram ochrony danych UE-USA (nr 10010), a zapasowo obowiązują standardowe klauzule umowne; wśród dalszych podmiotów przetwarzających Brevo są firmy w Stanach Zjednoczonych i Indiach (zob. „Dostawcy spoza EOG”).

Jak długo przechowujemy dane. Tak długo, jak są Państwo zapisani. Jeśli się Państwo wypiszą, subskrypcja pozostaje w naszym programie do newslettera przez 6 miesięcy wraz z czasem wypisania, jako zapis Państwa zgody i jej wycofania, na co pozwalają greckie wytyczne dotyczące zgody marketingowej. Gdy się Państwo wypisują, w ciągu około godziny do naszego rejestru żądań usunięcia trafia też skrót (hash) Państwa adresu i nic poza nim, na 6 miesięcy (zob. „Kopie zapasowe” w sekcji „Zgłoszenia do Audytu automatyzacji”), aby przywrócenie kopii zapasowej nie mogło ponownie dopisać Państwa do listy. Po tych 6 miesiącach cogodzinne czyszczenie na naszym serwerze automatyzacji usuwa subskrypcję z programu do newslettera, a aby nigdy więcej nie wysłać Państwu e-maila przez pomyłkę, najpierw umieszcza skrót kryptograficzny (hash) Państwa adresu, i nic poza nim, na liście wykluczeń na 24 miesiące, na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w uszanowaniu Państwa odmowy (art. 6 ust. 1 lit. f i art. 21 ust. 3); listę przeglądamy co 24 miesiące, nowa odmowa odnawia wpis, a mogą Państwo poprosić nas o usunięcie skrótu. Dopóki skrót jest na liście, nowy zapis z tym adresem nie otrzymuje żadnego e-maila; aby skrót usunąć, prosimy do nas napisać. Zapis, który nigdy nie zostanie potwierdzony, nie otrzymuje już nic więcej i jest usuwany automatycznie po 14 dniach przez to samo cogodzinne czyszczenie.

Państwa prawa. Jak wyżej: mogą Państwo zażądać dostępu do danych, które o Państwu przechowujemy, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz otrzymania ich w formacie umożliwiającym przeniesienie, pisząc na adres [email protected]; usunięcie przeprowadzone na Państwa żądanie również trafia do rejestru żądań usunięcia. Wypisać się i pobrać swoje dane mogą Państwo samodzielnie na stronie preferencji.

Nasze narzędzie wewnętrzne

Kto pracuje nad Państwa zgłoszeniem. Zgłoszenia, konta klientów i nasze decyzje w ich sprawie obsługujemy w narzędziu wewnętrznym, które mogą otworzyć wyłącznie osoby pracujące dla Sophixum, zalogowane firmowym kontem Google i z drugim etapem logowania. Każda osoba widzi tylko to, czego wymaga jej rola. Założyciel widzi wszystko. Pracownik zajmuje się zgłoszeniami i kontami klientów, ale nie naszymi wewnętrznymi cenami. Zewnętrzne wsparcie techniczne widzi wyłącznie identyfikatory, statusy i czasy, nigdy nazwisk, adresów ani tego, co Państwo napisali. Specjalista z naszej sieci widzi tylko przydzielone mu zgłoszenia, do zakończenia tej pracy. Wykonawca, który pomaga w pozyskiwaniu partnerów, pracuje spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Bangladesz) na podstawie zawartej z nami umowy obejmującej standardowe klauzule umowne UE; ma dostęp wyłącznie do sekcji „Outreach” narzędzia, w zakresie swojej roli, oraz do wydzielonej skrzynki do pozyskiwania partnerów w naszym Google Workspace, bez możliwości eksportu i bez dostępu do naszych baz danych, serwera automatyzacji ani zgłoszeń, które Państwo do nas wysyłają (zob. „Pozyskiwanie partnerów” i „Dostawcy spoza EOG”). Każda osoba, która może otworzyć narzędzie, jest zobowiązana na piśmie do zachowania poufności i do działania zgodnie z naszymi poleceniami; zewnętrzny dostawca, który ma stały dostęp, podpisuje z nami umowę powierzenia przetwarzania danych. Podstawą narzędzia, jego dziennika i powiadomień jest nasz prawnie uzasadniony interes w bezpiecznym obsługiwaniu zgłoszeń i w możliwości wykazania, kto co zrobił (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dziennik dostępu. Każde działanie w narzędziu, takie jak otwarcie zgłoszenia, konta klienta, decyzji albo żądania dotyczącego danych, jest zapisywane wraz z informacją, kto je wykonał, kiedy i z jakiego adresu IP. Do dziennika można tylko dopisywać, a każdy wpis jest usuwany po 24 miesiącach. Karta decyzji (zgłoszenie, wyniki naszego sprawdzenia i nasze wewnętrzne ceny) jest przechowywana przez 30 dni od decyzji, a następnie usuwana.

Powiadomienia. Założyciel otrzymuje powiadomienia przez Telegram. Dopóki to narzędzie nie zacznie działać, karty, na których decyduje on o kolejnym kroku (czy i jak odpowiadamy na zgłoszenie, dalszy kontakt po rozmowie, raport, oferta, zamknięcie konta, projekt studium przypadku), docierają do niego tam i zawierają to, czego wymaga ta decyzja: zgłoszenie, wyniki naszego sprawdzenia, projekt odpowiedzi, projekt raportu albo ofertę; karta dotycząca zamknięcia konta zawiera tylko numer zgłoszenia i liczby, a karta studium przypadku tylko kody projektów. Każde inne powiadomienie zawiera tylko numer zgłoszenia, jego stan i kategorię, nigdy imienia i nazwiska, adresu, firmy ani treści wiadomości. Powiadomienie o e-mailu przygotowanym przez naszego asystenta (zob. „Nasz asystent”) zawiera tylko numer tego e-maila, co najwyżej nazwę jego szablonu, i jego stan (czeka na zatwierdzenie, zaraz wyjdzie, wysłany albo niewysłany); sam e-mail, wraz z jednorazowym kodem, który zwalnia go do wysyłki, jest pokazywany wyłącznie w tym narzędziu, założycielowi. Gdy narzędzie zacznie działać, karty decyzji przeniosą się do niego, a w Telegramie o oczekującej decyzji poinformuje tylko powiadomienie bez danych osobowych. Telegram FZ-LLC jest odrębnym administratorem tego, co przechodzi przez jego usługę, i nie oferuje umowy powierzenia przetwarzania dla botów, dlatego karty decyzji przenoszą się do narzędzia; wiadomości użytkowników z Europejskiego Obszaru Gospodarczego są przechowywane w Holandii i mogą być przekazywane w ramach grupy Telegram na podstawie jej własnych standardowych klauzul umownych. Historię czatu usuwamy po 30 dniach.

Nasz asystent. Założyciel pracuje też z prywatnym asystentem AI w aplikacji Claude firmy Anthropic. Zgodnie z projektem, gdy założyciel o to poprosi, asystent czyta zgłoszenia i nasz kalendarz przez nasze własne połączenie w Cloudflare, które udostępnia mu nagłówki naszych e-maili (nadawcę, temat, datę), a nie ich treść; treść założyciel czyta w aplikacji Claude przez jej własne połączenie z Gmailem. W każdy dzień roboczy rano nasz serwer automatyzacji umieszcza dla niego podsumowanie w naszej własnej skrzynce; asystent działa w ramach tego samego dziennika dostępu co osoba w narzędziu i nigdy nie widzi naszych wewnętrznych cen. Gdy założyciel pracuje nad samym systemem, aplikacja może też czytać zapisy wykonań serwera automatyzacji i bazę danych konta klienta przez prowadzone przez nas połączenia; każdy taki odczyt następuje na jego polecenie i jest zapisywany w dzienniku. Asystent może wysłać do Państwa e-mail wyłącznie według jednego z naszych stałych szablonów, takiego jak potwierdzenie spotkania, na adres podany w zgłoszeniu, i dopiero wtedy, gdy założyciel przeczyta ten e-mail w tym narzędziu, gdzie obok niego jest pokazywany jednorazowy kod zwalniający go do wysyłki, i przekaże asystentowi ten kod. Taki e-mail jest wysyłany i przechowywany jak nasze pozostałe e-maile: przez Google, w naszej skrzynce i przez 14 dni w dziennikach naszego serwera automatyzacji. To, co założyciel omawia z asystentem, jest przechowywane na naszym koncie Claude w Anthropic. Od przeniesienia naszego konta Claude na plan objęty Commercial Terms firmy Anthropic wraz z jej aneksem o przetwarzaniu danych (standardowe klauzule umowne, prawo irlandzkie) Anthropic nie wykorzystuje do trenowania modeli tego, co założyciel z nim omawia. Do czasu tego przeniesienia asystent nie jest używany do danych klientów: nie czyta zgłoszeń klientów, e-maili klientów (nawet ich nagłówków), zapisów wykonań serwera automatyzacji ani konta klienta i nie przygotowuje żadnego e-maila do klienta; czyta tylko nasze własne rejestry (zob. „Nasi dostawcy i kontakty”) i nasz kalendarz, w którym zarezerwowana rozmowa pokazuje w tytule nazwę firmy albo osoby. Zdanie o planie Claude obowiązuje od przejścia na plan Team na warunkach Commercial Terms; do tego czasu asystent nie jest używany do danych klientów, jak opisano wyżej.

Kto przetwarza dane w naszym imieniu. Cloudflare udostępnia narzędzie, sprawdza każde logowanie (Cloudflare Access) i łączy narzędzie z naszym serwerem automatyzacji. Google zapewnia konta pracowników. Same dane pozostają w naszej bazie danych na serwerze automatyzacji i w koncie klienta; narzędzie nie przechowuje ich kopii.

Nasi dostawcy i kontakty

Nasz asystent prowadzi też nasze własne rejestry: kontakty, z którymi współpracujemy (nasz księgowy, dostawcy, partnerzy: imię i nazwisko, rola, służbowy adres e-mail i telefon), otrzymywane przez nas rachunki (dostawca, kwota, termin płatności, numer konta bankowego dostawcy) oraz nasze terminy. Podstawą jest umowa lub kontakty handlowe z Państwem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) albo, w przypadku osób reprezentujących dostawcę lub partnera, nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu działalności (art. 6 ust. 1 lit. f). Rachunki i zapisy ich zapłaty są dokumentami podatkowymi i przechowujemy je przez 10 lat od końca roku, w którym przypadał termin złożenia zeznania podatkowego; dane kontaktowe przechowujemy do końca współpracy i przez 12 miesięcy od naszych ostatnich kontaktów. Gdy zmienia się wpis w terminach lub rachunkach, jego poprzednie wartości (w przypadku rachunku także numer konta bankowego dostawcy) zachowujemy, aby można było cofnąć pomyłkę, i usuwamy je, gdy mają 24 miesiące, przy następnej zmianie w tych rejestrach. Te rejestry znajdują się na naszym serwerze automatyzacji i są objęte kopiami zapasowymi jak pozostałe dane. Asystent czyta je i aktualizuje w aplikacji Claude na prośbę założyciela, więc Anthropic (w Stanach Zjednoczonych, zob. „Nasz asystent” i „Dostawcy spoza EOG”) otrzymuje to, co asystent czyta. Osoby w tych rejestrach mają te same prawa co wszyscy inni opisani na tej stronie.

Pozyskiwanie partnerów

Na czym to polega. Piszemy do firm, które obsługują wiele małych i średnich przedsiębiorstw, takich jak biura rachunkowe, dostawcy usług IT i resellerzy, aby poinformować je o naszym programie poleceń, który wypłaca wynagrodzenie za przedstawienia. Relacje te prowadzą ludzie; automatyzacja jedynie przechowuje zapisy, pilnuje zasad prawnych i limitów wysyłki. Nasze zautomatyzowane e-maile w ramach pozyskiwania partnerów, a także te, które pisze osoba prowadząca dla nas pozyskiwanie, wychodzą z adresów w domenie sophixum.net, która należy do nas i której używamy wyłącznie do pozyskiwania partnerów.

Co zbieramy. Nazwę firmy, jej stronę internetową i kraj, adres kontaktowy (ogólny adres firmy, taki jak info@, albo służbowy adres osoby wskazanej z nazwiska), imię i nazwisko takiej osoby, gdzie i kiedy znaleźliśmy adres, oraz to, co się wydarzyło: jaki szablon i kiedy wysłaliśmy oraz jak firma odpowiedziała, wyłącznie jako kategorię (zainteresowana, pytanie, odmowa i podobne). Jeśli firma zgodziła się na kontakt z nami innym kanałem (przez formularz, w rozmowie, którą odnotowaliśmy, na spotkaniu potwierdzonym na piśmie), zapisujemy, kiedy, w jaki sposób i na jaką treść się zgodziła. W naszej bazie danych nie przechowujemy ani treści naszych wiadomości, ani treści odpowiedzi. Aby ocenić, czy firma mogłaby zostać polecającym, model AI (Anthropic) czyta własną publiczną stronę internetową firmy i pisze krótki opis oraz ocenę; Bouncer Sp. z o.o. (Polska, dane w Amazon Web Services we Frankfurcie) sprawdza, czy adres istnieje, zanim do niego napiszemy, i przechowuje adres przez maksymalnie 60 dni.

Skąd pochodzą adresy. Z publicznych stron internetowych firm, publicznych rejestrów przedsiębiorców, publicznych materiałów wydarzeń branżowych oraz z kontaktów nawiązanych osobiście przez naszych ludzi na wydarzeniach i spotkaniach. Listy uczestników wydarzeń wykorzystujemy tylko wtedy, gdy organizator był uprawniony do ich udostępnienia i Państwa o tym poinformował; model AI (Anthropic) czyta taką listę, aby zamienić ją na zapisy kontaktów. Nie importujemy list kontaktów z czyjegokolwiek wcześniejszego zatrudnienia i nie pobieramy automatycznie danych z serwisów, których regulaminy tego zabraniają.

Kraje. W Grecji, w Polsce i w większości krajów UE niezamówiony e-mail do firmy wymaga jej uprzedniej zgody, dlatego tam piszemy dopiero wtedy, gdy firma zgodziła się na to innym kanałem, albo gdy już się znamy. Obecnie jako pierwsi piszemy wyłącznie na adresy w Stanach Zjednoczonych (adresy firmowe i służbowe adresy osób wskazanych z nazwiska, z oznaczeniem nadawcy, adresem pocztowym i możliwością rezygnacji, których wymaga prawo Stanów Zjednoczonych; rezygnację uwzględniamy w ciągu 10 dni roboczych) oraz na adresy firmowe w Wielkiej Brytanii (do osób wskazanych z nazwiska tylko za zgodą). Każdy inny kraj pozostaje zamknięty dla pierwszej wiadomości, dopóki nie sprawdzimy jego prawa; Australia i Nowa Zelandia, których przepisy opierają się na zgodzie, pozostają zamknięte. Jeśli ktoś z naszych ludzi zna już daną osobę przez komunikator, może tam napisać osobiście; zapisujemy tylko to, że wiadomość została wysłana, oraz kategorię odpowiedzi.

Podstawy prawne. Nasz prawnie uzasadniony interes w proponowaniu firmom partnerstwa biznesowego w zakresie usług IT i automatyzacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), oceniony na piśmie i sprawdzony przez prawnika; jeśli firma zgodziła się innym kanałem, ta zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a). Nasza pierwsza wiadomość mówi, kim jesteśmy, że piszemy na podstawie tego prawnie uzasadnionego interesu, skąd pochodzi Państwa adres (ze strony internetowej Państwa firmy, z publicznego rejestru albo z publicznych materiałów wydarzenia), jakie dane przechowujemy (Państwa imię i nazwisko, jeśli je mamy, służbowy adres, firmę, kraj i miejsce, w którym znaleźliśmy adres), że mają Państwo prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw, odpowiadając słowem „object” albo „no”, oraz gdzie znajduje się ta polityka (art. 14). Piszemy w ciągu 30 dni od zapisania adresu albo wcale: kontakt bez wcześniejszej relacji, do którego nie napisaliśmy w ciągu 30 dni, jest usuwany.

Odmowa. Każda zautomatyzowana wiadomość informuje, że odpowiedź „no” kończy kontakt, i zawiera nagłówek umożliwiający wypisanie się. Odmowa, skarga albo nieudane doręczenie umieszcza adres na naszej liście wykluczeń: przechowujemy tylko skrót kryptograficzny (hash) adresu z oznaczeniem zakazu kontaktu, przez 24 miesiące, z przeglądem co 24 miesiące i odnowieniem przy każdej nowej odmowie, na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w uszanowaniu Państwa odmowy (art. 6 ust. 1 lit. f, art. 21 ust. 3); sam zapis Państwa odpowiedzi usuwamy po 6 miesiącach.

Kto przetwarza dane w naszym imieniu. Zapisy przechowuje nasz serwer automatyzacji (n8n, Hetzner, Falkenstein, Niemcy). Anthropic (Stany Zjednoczone) czyta publiczne strony witryny firmy i przypisuje odpowiedzi kategorię; treść odpowiedzi przetwarza model, ale my nigdy jej nie przechowujemy. Bouncer sprawdza adresy przed wysyłką. Google (Google Workspace: Gmail, w osobnej domenie wysyłkowej, nigdy w tej) wysyła i odbiera wiadomości w wydzielonej skrzynce do pozyskiwania partnerów, która nie służy do niczego innego: trafiają tam odpowiedzi, nasza automatyzacja umieszcza tam projekty naszych odpowiedzi i codzienną listę kontaktów, a osoba prowadząca pozyskiwanie pisze z niej osobiście. Telegram informuje założyciela, że coś wymaga uwagi, podając wyłącznie liczby, nigdy imienia i nazwiska ani adresu. Pozyskiwanie prowadzi wykonawca z siedzibą w Bangladeszu, z dostępem wyłącznie do sekcji „Outreach” naszego narzędzia wewnętrznego i do tej wydzielonej skrzynki, bez możliwości eksportu, na warunkach opisanych w sekcji „Nasze narzędzie wewnętrzne”.

Jak długo. Kontakt, który nigdy nie odpowiada, usuwamy 6 miesięcy po naszej ostatniej wiadomości. Kategorię odpowiedzi oraz zapis zgody i jej wycofania przechowujemy przez 6 miesięcy. Skróty na liście wykluczeń: 24 miesiące, jak wyżej. Zadania osoby prowadzącej pozyskiwanie usuwamy 30 dni po ich wykonaniu, a dziennik pozyskiwania (identyfikatory, liczby i przyczyny, nigdy adres, imię i nazwisko ani żaden tekst) po 24 miesiącach. Odpowiedzi i nasze odpowiedzi na nie pozostają w skrzynce do pozyskiwania partnerów przez 6 miesięcy. Mechanizm, który usuwa wiadomości w skrzynce do pozyskiwania partnerów po 6 miesiącach (reguła przechowywania w Vault albo udokumentowana comiesięczna procedura), nie jest jeszcze wdrożony. Firma, która przystąpi do programu poleceń, staje się polecającym na zasadach regulaminu programu; zapisy z pozyskiwania jej dotyczące są wtedy usuwane.

Państwa prawa. Mogą Państwo zażądać dostępu do przechowywanych przez nas danych, ich sprostowania lub usunięcia oraz wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania, odpowiadając na dowolną z naszych wiadomości albo pisząc na adres [email protected]. Sprzeciw lub żądanie usunięcia usuwa zapisy i umieszcza skrót adresu na liście wykluczeń, więc nigdy więcej do Państwa nie napiszemy.

Studia przypadków

Studium przypadku dotyczące projektu publikujemy wyłącznie za pisemną zgodą klienta i nie podajemy w nim nazwy klienta, chyba że klient osobno się na to zgodzi. Zgoda Państwa firmy nie jest zgodą osób w niej pracujących: osoba po Państwa stronie jest wymieniona lub opisana w studium przypadku tylko za własną zgodą; w przeciwnym razie studium nie zawiera danych osobowych, a przed publikacją sprawdzamy, czy nikogo nie da się rozpoznać z kontekstu. Jeśli firma wycofa zgodę, przestajemy rozpowszechniać studium i usuwamy je z naszych własnych kanałów w ciągu 30 dni; jeśli zgodę wycofa osoba, usuwamy lub anonimizujemy to, co jej dotyczy. Minimalny zapis zgody i jej wycofania (kto, kiedy, na co) przechowujemy w osobnym rejestrze o ograniczonym dostępie, aby móc wykazać, że publikacja była zgodna z prawem (art. 6 ust. 1 lit. f, art. 17 ust. 3 lit. e), przez 6 miesięcy od wycofania; żądanie usunięcia usuwa wszystko inne.

Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Ta witryna nie używa reklamowych plików cookie, nie śledzi zachowań użytkowników i nie prowadzi statystyk odwiedzin. Tabela wymienia wszystko, co witryna zapisuje w Państwa przeglądarce. Nic z tego nie wymaga Państwa zgody: każdy wpis jest potrzebny do usługi, o którą Państwo poprosili, takiej jak logowanie albo weryfikacja chroniąca nasze formularze przed zautomatyzowanymi zgłoszeniami, albo przechowuje wybrane przez Państwa ustawienie. Swoje wpisy odczytuje tylko ta witryna; dwa pliki cookie Cloudflare odczytuje wyłącznie ochrona przed botami Cloudflare, która działa na naszą rzecz.

Dostawcy spoza EOG

Jeśli dostawca znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie danych opiera się na jednym z zabezpieczeń z rozdziału V RODO: na Ramach ochrony danych UE-USA (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795) w przypadku dostawcy z certyfikacją albo na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej. Tabela wymienia każdego dostawcę, który przetwarza dla nas dane osobowe, miejsce, w którym się znajduje, i zabezpieczenie. Mogą Państwo poprosić nas o kopię klauzul, na których się opieramy. Śledzimy status Ram ochrony danych; jeśli zostaną uchylone, zastosowanie będą miały wyłącznie standardowe klauzule umowne.

Tabela jest też aktualną listą dalszych podmiotów przetwarzających, z których korzystamy przy danych osobowych w projektach naszych klientów, zgodnie z załącznikiem 1 do naszej umowy ramowej (MSA): są oznaczone w ostatniej kolumnie słowem „tak”, razem z podwykonawcami wskazanymi w opisie prac. Informujemy naszych klientów na piśmie co najmniej 30 dni przed dodaniem lub zastąpieniem któregoś z nich. Dostawcy oznaczeni słowem „nie” obsługują wyłącznie nasze własne zapisy (płatności, faktury, nasz newsletter, nasze powiadomienia, pozyskiwanie partnerów), nigdy danych projektu klienta.

Jak długo przechowujemy dane

Każdy okres liczymy od zdarzenia wskazanego w tabeli. Tam, gdzie prawo podatkowe określa minimum, z ostrożności przechowujemy zapis przez dłuższy okres podany w tabeli, a dłużej, dopóki trwa kontrola podatkowa, postępowanie odwoławcze lub pozostaje niezapłacona kwota. Usunięty zapis znika z kopii zapasowych w ciągu około dwóch miesięcy (zob. „Kopie zapasowe”).

Administrator

Administratorem jest Sophixum IKE, prywatna spółka kapitałowa (ιδιωτική κεφαλαιουχική εταιρεία) zarejestrowana w Grecji, z siedzibą pod adresem 28 Chalidon Street, 731 31 Chania, Kreta, Grecja; numer podatkowy (ΑΦΜ) 196834447, numer VAT EL196834447; numer GEMI zostanie podany wkrótce. Adres e-mail we wszystkich sprawach opisanych na tej stronie, w tym w sprawie Państwa praw: [email protected].

Nie jest wymagany przedstawiciel, o którym mowa w art. 27 RODO, ponieważ mamy siedzibę w Unii Europejskiej. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych; nasze przetwarzanie nie polega na monitorowaniu osób na dużą skalę.